Hoy analizamos Zoom, una aplicación gratuita para celebrar reuniones online mediante videollamadas. En esta guía veremos cuáles son sus características principales, cómo funciona y un sencillo tutorial paso a paso.
Qué vas a aprender aquí
Qué es zoom
Zoom es una aplicación que ofrece un servicio de videoconferencias online. Básicamente te permite mantener reuniones virtuales con otras personas a través de videollamadas en las que puedes compartir tu pantalla o utilizar un chat para dar información por escrito.
Con Zoom puedes mantener una charla en tiempo real utilizando el vídeo o el audio del dispositivo que estés utilizando.
Esta aplicación es una gran herramienta para realizar reuniones, lo que ha provocado que haya adquirido gran relevancia en el mundo empresarial por su facilidad de uso.
Principales características de Zoom
La plataforma Zoom cuenta con diversos planes que ofrecen características diferentes entre sí, siendo los planes Premium los que cuentan con mayores funcionalidades.
Aquí tan sólo haremos mención de las principales características del plan gratuito, el cual suele ser el más utilizado por los pequeños negocios:
- Reuniones individuales sin límite: puedes celebrar reuniones de 2 participantes con duración de tiempo ilimitada.
- Videoconferencias grupales: también puedes realizar reuniones con hasta 100 participantes al mismo tiempo con una duración máxima de 40 minutos (si deseas más, tendrás que contratar un plan Premium).
- Uso compartido de la pantalla del dispositivo: puedes compartir públicamente la pantalla de tu ordenador, móvil o tablet para que los otros participantes puedan ver lo que tú estás viendo.
- Grabación de sesiones: con zoom puedes grabar tus reuniones para verlas en otro momento o mandárselas a otras personas.
- Chat en vivo: si quieres compartir cualquier tipo de información por escrito, puedes hacerlo a través del chat que tienes disponible en la propia sesión.
Cómo utilizar Zoom
Para utilizar la aplicación de Zoom para tus reuniones, dispones principalmente de 2 métodos:
- Descargando la aplicación e instalándola en tu dispositivo (ordenador, móvil o tablet).
- Ejecutando la aplicación directamente en el propio navegador que estés utilizando.
Aplicación Zoom
La aplicación de Zoom está disponible para descargar e instalar en ordenadores con Windows y macOS. Es en este dispositivo donde Zoom ofrece la mejor experiencia de uso para los participantes de sus reuniones.
Por otra parte, en el caso de que quieras utilizar tu móvil o tablet, también tienes la aplicación de Zoom disponible para Android e iOS.
Independientemente del dispositivo utilizado, una vez descargada e instalada la aplicación podrás crear una reunión o unirte a una reunión creada previamente, entre otras opciones que veremos más adelante.
Sin embargo, es Zoom para ordenadores el que ofrece más cantidad de funcionalidades que puedes aprovechar para tus reuniones a diferencia de los dispositivos móviles y tablets que están más limitados.
Tanto si has descargado e instalado la aplicación de Zoom como si no, también cuentas con la opción de ejecutar la herramienta en tu propio navegador.
Para ello, necesitarás un enlace que te lleve a una reunión de Zoom. Una vez que lo tengas, se abrirá una nueva pestaña en tu navegador en la que tendrás la opción de iniciar tu aplicación (si la tienes instalada) o de iniciar la reunión directamente en el propio navegador.
Este método es útil si la aplicación que has instalado no funciona correctamente, no está actualizada o presenta algún tipo de problema a la hora de iniciar una reunión.
Pasos iniciales para utilizar Zoom
Si es la primera vez que vas a utilizar Zoom para tus reuniones, es necesario que realices algunos pasos previos.
Crea una cuenta (gratuita)
El primer paso que debes hacer es crear una cuenta en la plataforma de Zoom. Esto lo puedes hacer registrándote directamente desde su propia página web oficial (puedes hacer click aquí para acceder).
La primera información que te pedirán es tu fecha de nacimiento y una dirección de correo electrónico. Al introducir estos datos, te sugerirá que te suscribas a su boletín de noticias. Si quieres recibir noticias y consejos sobre Zoom, puedes suscribirte.
Una vez que te registres, te enviarán un correo electrónico de confirmación a la dirección que les hayas facilitado. Ve a la bandeja de entrada de tu email y confirma tu registro para poder continuar (haciendo click en el botón «Activar cuenta»).
Cuando hayas confirmado tu registro, termina de completar tu cuenta con los datos que te pidan. También te ofrecerá la posibilidad de agregar otros correos electrónicos adicionales por si quieres invitar a otros usuarios a que se registren también de forma opcional.
Elige el plan que quieras contratar
Como hemos mencionado anteriormente, Zoom ofrece distintos planes empresariales con características diferentes entre ellos. Los planes Premium son los que cuentan con mayores funcionalidades, mientras que el gratuito es el que presenta mayores limitaciones.
Para un negocio pequeño o que no necesite grandes prestaciones, el plan gratuito es más que suficiente para comenzar.
Recuerda que con el plan gratuito puedes celebrar reuniones individuales sin límite de duración, mientras que las reuniones grupales están limitadas a 100 personas con una duración máxima de 40 minutos.
Si en tu caso necesitas mayores funcionalidades, tan sólo tienes que echar un vistazo a los planes Premium que ofrecen y contratar el que mejor se adapte a tus necesidades.
Tutorial paso a paso para utilizar Zoom como anfitrión
A continuación vamos a ver una breve guía para que sepas cómo utilizar la plataforma de Zoom para las reuniones que vayas a celebrar como anfitrión.
Crear y configurar una nueva reunión
Primero ve a la página oficial de Zoom e inicia sesión con tu cuenta. En el caso de que aún no la tengas, sigue los pasos vistos en el apartado anterior para crear una nueva.
Una vez que hayas entrado, verás un panel de control con multitud de opciones que puedes configurar. Aquí no vamos a entrar en detalles, por lo que puedes ir viendo todas las opciones que tienes por tu cuenta.
Para crear una nueva reunión, haz click en la opción “Ser anfitrión de una reunión”. Aquí te ofrecerá distintas opciones:
- Con video apagado.
- Con video encendido.
- Sólo compartir pantalla.
Si es la primera reunión que creas, automáticamente se descargará la aplicación de Zoom en tu dispositivo. Tan solo tienes que abrir el instalador que se acaba de descargar y seguir los pasos que te indica.
A continuación, cada vez que inicies una reunión o videollamada tendrás la posibilidad (recomendada) de probar el audio y el video de tu dispositivo para comprobar que funciona correctamente.
Para ello, haz click en la opción “Probar el audio de la computadora”. Si cualquiera de ellos no funciona como debería, elige el altavoz y/o micrófono correspondiente en el menú desplegable.
Cuando tengas las opciones correctas elegidas y hayas comprobado que todo funciona correctamente, solo te queda unirte a la reunión.
Opciones de la barra de herramientas de Zoom
Cuando hayas iniciado tu reunión, verás en la parte inferior de la pantalla una barra de herramientas con los controles principales.
Es en esta barra de opciones desde donde podrás:
- Desactivar el audio: haz click en el botón “Desactivar audio” para bloquear tu micrófono y que no puedan escucharte.
- Desactivar tu video: haz click en el botón “Detener video” para bloquear la cámara de tu dispositivo y que no puedan verte.
- Abrir el chat: haz click en el botón “Chat” para desplegar una pequeña ventana desde la que mantener conversaciones por escrito con los participantes de la reunión o para enviar mensajes a todo el grupo o de forma privada.
Cómo compartir la pantalla
Si quieres compartir la pantalla de tu dispositivo para mostrar a los participantes de la reunión lo que tú estás viendo, haz click en el botón “Compartir pantalla” que tienes en la barra de herramientas.
Desde aquí podrás elegir si compartir:
- La pantalla completa.
- Una aplicación concreta.
- Una pizarra digital (donde podrás escribir o hacer dibujos).
Un punto importante a tener en cuenta a la hora de compartir tu pantalla es que, cuando lo hagas, se verá literalmente la pantalla de tu dispositivo. Así que antes de hacerlo, asegúrate de tener todo bien ordenado.
Cómo invitar a otros usuarios a una reunión
Una vez creada la reunión, dispones de la posibilidad de invitar a otros usuarios a participar en la videollamada (recuerda que dependiendo del plan elegido, tendrás unas limitaciones u otras).
Para ello, marca la opción de «Participantes» y haz click en el botón “Invitar”. Aquí tendrás que elegir qué servicio de correo electrónico quieres utilizar para compartir la información de la reunión. Después de seleccionarlo, tan sólo tienes que agregar a los participantes que quieras.
Otra opción de invitar a otros usuarios a tu reunión de Zoom es enviándoles el ID de la reunión. Básicamente es un número que identifica la dirección de la reunión. Para ver el ID de tu reunión, simplemente mira el código que aparece en la parte superior de la ventana.
La última forma que tienes disponible para invitar a otras personas a tu reunión de Zoom es compartiendo el enlace de la propia reunión con los usuarios que quieras que participen. Para ello, haz click en el botón “Copiar enlace de invitación” y comparte el enlace con las personas que te interesen.
Administración de participantes
Cuando hayas iniciado una reunión y tengas a los participantes dentro, dispones de distintas opciones para poder administrarlos.
En la barra de opciones, haz click en el botón “Participantes”. Después, haz click en la opción “Más” de la nueva ventana para ver todas las opciones que tienes sobre los participantes de la reunión.
Aquí simplemente señala al participante que quieras administrar y haz click en “Más” para ver las opciones concretas que tienes sobre él. Por ejemplo, podrás preguntarle para iniciar un video o convertirlo en el nuevo anfitrión de la reunión.
Grabar una reunión con Zoom
Zoom ofrece también la posibilidad de grabar tus reuniones para verlas más tarde o incluso compartirlas con otras personas.
Para grabar la reunión, haz click en el botón “Grabar” de la barra de herramientas. Cuando lo hagas, verás que aparecen algunas opciones más en la parte superior de la pantalla.
Cuando quieras parar la grabación, haz click en el botón de “Detener” y guarda el video donde desees.
Terminar la reunión
Cuando llegue el momento de terminar la reunión, dispones de dos opciones:
- Finalizar la reunión.
- Abandonar la reunión mientras esta sigue en funcionamiento. Para aplicar esta opción, es necesario que asignes el papel de anfitrión a otro participante.
Tutorial paso a paso para utilizar Zoom como invitado
Y ahora vamos a ver una breve guía para que sepas cómo utilizar la plataforma de Zoom para las reuniones a las que vayas a asistir como invitado.
Unirte a una reunión
Similar a las opciones que hemos visto cuando eres el anfitrión. Para unirte a una reunión en Zoom, es necesario que el anfitrión te facilite uno de los siguientes elementos:
- Enlace de la reunión: tan sólo tienes que copiarlo en tu navegador y ya estarás dentro de la reunión.
- ID de la reunión: si te facilita el código ID de la reunión, dirígete a la web de Zoom y haz click en la opción «Entrar en una reunión» (puedes acceder haciendo click directamente aquí). En esta pantalla tan solo tienes que pegar el ID y pinchar en el botón «Entrar» para poder acceder a la reunión.
Funciones disponibles como invitado
Cuando estés dentro de la reunión, verás que dispones también de la barra de herramientas que hemos analizado con el rol de anfitrión. La principal diferencia está en que, como invitado, no tendrás ninguna función administrativa disponible.
Entre las opciones disponibles de los invitados destacan:
- Compartir tu pantalla.
- Ver al resto de participantes.
- Invitar a otros usuarios.
- Iniciar un chat.
- Grabar la reunión.
Además de todo esto, también podrás desactivar tu micrófono para que no te oigan o apagar tu cámara para que no te vean (exactamente igual que vimos con el anfitrión).
Finalizar la reunión como invitado
Cuando quieras terminar la reunión, haz click en el botón “Dejar reunión» y ya la habrás abandonado.
Resumen y conclusión
La aplicación de Zoom es una estupenda herramienta para celebrar reuniones tanto personales como profesionales. Aunque ha sido en este último ámbito donde más ha destacado.
Su posibilidad de escoger el plan gratuito junto a todas las funciones que ofrece la ha convertido en una de las herramientas indispensables de muchos profesionales que necesitaban de una aplicación así para celebrar sus reuniones y hacer sus presentaciones tanto con compañeros de trabajo como con clientes.
Recuerda que en este artículo solo hemos visto una breve guía de funcionamiento básico para empezar a utilizar Zoom, pero cuenta con muchas más funcionalidades adicionales (sobre todo en los planes Premium).
En caso de que quieras ampliar más información o resolver cualquier duda técnica, desde este enlace puedes acceder al soporte oficial de la plataforma de Zoom. En este apartado encontrarás diversos tutoriales prácticos diseñados por los propios creadores de la aplicación para ayudar a sus usuarios.
Y a ti ¿Qué te ha parecido esta práctica herramienta de videollamadas? ¿La has utilizado alguna vez? ¿Qué tal te ha ido?
Como siempre, cuéntame tus impresiones en los comentarios y nos vemos en el próximo artículo. Hasta entonces ¡Un saludo!
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